Étape par étape pour créer des réunions dans Meet à partir de Gmail

Google Workspace a ajouté une fonctionnalité qui simplifiera la planification de réunions virtuelles. L'outil s'intégrera directement dans Gmail, permettant aux utilisateurs de planifier des événements plus confortablement.

Il s'agit d'une icône de calendrier, qui apparaîtra lors de la rédaction d'un e-mail, il sera possible d'afficher un panneau sur le côté droit de l'écran, à partir duquel vous pourrez gérer diverses options pour organiser de futures réunions.

Améliorations pour créer des réunions à partir de Gmail

L'une de ces fonctionnalités est la possibilité de sélectionner et d'insérer des heures de réunion directement à partir du calendrier sans avoir à quitter l'application ou à basculer vers la fenêtre Gmail . Avec cela, il est possible de visualiser les horaires et de choisir l'heure la plus appropriée pour les participants à la réunion, sans interrompre d'autres événements.

Un autre des ajouts est que lors de l'envoi d'un e-mail avec des horaires de réunion proposés, le destinataire pourra passer en revue les options disponibles et sélectionner celle qui convient le mieux à son agenda.

Une fois que vous avez choisi une option, le destinataire recevra automatiquement une invitation avec l'heure convenue. Éviter l'échange d'e-mails pour convenir et confirmer un événement, réduisant le processus à une communication en deux étapes.

De plus, lors de la rédaction d'un e-mail, une fenêtre s'ouvrira automatiquement sur le côté droit de l'écran pour créer un événement sur le calendrier. Vous y verrez les destinataires et le titre de l'e-mail, ce qui facilitera la création de la réunion, car il sera également possible d'inclure automatiquement un résumé dans le corps du message, pour inclure les détails de la réunion de manière plus simple. .

Toutes ces améliorations sont incluses dans Google Workspace en pensant que la programmation de l'agenda de travail et d'études "est beaucoup plus facile en réduisant les va-et-vient dans de longues chaînes d'e-mails lors de la négociation ou de la planification de réunions". Cela représente une optimisation du temps investi dans la planification de ces événements, réduisant l'attente d'une réponse et ayant un environnement plus organisé.

Il est important de noter que ces mises à jour seront disponibles exclusivement pour les utilisateurs de Google Workspace, qui sont des comptes associés à des entreprises ou des entités académiques, qui disposent d'autres outils spécifiquement dédiés à l'amélioration de la productivité.

Comment créer une réunion depuis Gmail

Le processus pour profiter de l'une des nouvelles fonctionnalités, qui consiste à organiser un événement avec plus d'utilisateurs sans quitter l'e-mail, est le suivant :

1. Depuis l'ordinateur, accédez à Gmail.

2. Créer ou répondre à un e-mail

3. En bas, cliquez sur le bouton avec une icône de calendrier. Dans le cas où il n'apparaît pas, vous devez aller dans le menu Plus d'options.

4. Une petite fenêtre s'ouvrira sur la droite pour créer la réunion. Là, vous devez mettre les participants, le titre de l'événement, l'heure et plus de détails. Dans ce cas, Gmail utilise l'objet de l'e-mail pour définir l'objet et définit le destinataire du message en tant qu'invité.

5. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Soumettre.

Lors de la création de la réunion, Google mentionne que la boîte d'événement sera générée immédiatement dans Calendar , au jour et à l'heure stipulés, donc si elle est supprimée de Gmail, elle restera dans l'autre application.

De plus, ils mentionnent que les heures proposées dans le message sont affichées dans le fuseau horaire du créateur de l'événement, tandis que les heures sur la page RSVP sont affichées dans le fuseau horaire du destinataire.