Il est possible de travailler sur des documents, feuilles de calcul et présentations Google sans internet : comment faire

Google Workspace permet aux utilisateurs d'effectuer des travaux à l'aide d'outils en ligne pour créer des textes, des calculs et des présentations à partir d'une plate-forme commune et avec laquelle ils peuvent même mener des activités collaboratives sur Internet .

Cependant, il est également possible que certains utilisateurs aient des problèmes de connexion de sorte que leurs contributions mettraient du temps à être mises à jour dans le cloud de Google et risqueraient d'être perdues avant même que le reste des collaborateurs du projet n'ait pu les conserver d'une manière ou d'une autre. .

C'est pourquoi Google a activé une fonctionnalité supplémentaire qui permet aux utilisateurs de travailler de manière transparente dans l'une des applications ( Docs , Sheets et Slides ) et même de générer de nouveaux fichiers sans risquer une progression non enregistrée.

Selon Google , avant même d'activer le travail hors ligne sur l'une de ces plateformes de travail , les utilisateurs doivent remplir certaines conditions préalables qui permettront à chacune de fonctionner correctement malgré l'absence d'accès à un réseau Wi-Fi ou à des données mobiles :

- Vous devez avoir accès à Internet avant de configurer la fonction de travail hors ligne.

- Dans tous les cas, les utilisateurs doivent utiliser Google Chrome ou Microsoft Edge , mais ne pas activer le mode incognito ou la navigation privée.

- Installez ou activez une extension Chrome appelée "Offline Google Documents". Il a été développé par l'entreprise elle-même et est accessible gratuitement depuis le Chrome Web Store . Cela ne s'applique que si la fonctionnalité sera utilisée dans Microsoft Edge .

- Les utilisateurs doivent s'assurer qu'ils disposent de suffisamment d'espace sur l'ordinateur pour enregistrer les fichiers.

Après avoir rempli ces conditions, les utilisateurs sont prêts à configurer un accès hors ligne. Il s'agit d'un processus relativement simple et vous devez suivre ces étapes :

- Ouvrez Google Drive.

- Dans la partie supérieure droite de l'écran, vous devez cliquer sur l'icône Paramètres qui a la forme d'un engrenage, puis cliquer sur l'option Configuration .

- Dans la section " Hors ligne ", vous devez activer la case qui comprend le texte "Créer des fichiers, ouvrir et modifier des Google Docs, Sheets et Slides récents sur cet appareil sans connexion".

- Ouvrez Google Docs, Sheets ou Slides et commencez à travailler sur l'une de ces plateformes. Si, au cours d'une activité, la connexion Internet est complètement perdue ou devient instable, le mode hors ligne peut être activé et enregistrer la progression effectuée dans le fichier.

Pour savoir si un document peut être utilisé hors ligne , les utilisateurs qui y accèdent depuis le bureau verront une icône de nuage à droite du nom du fichier . En cliquant dessus, une boîte supplémentaire s'ouvrira dans laquelle vous pourrez indiquer « Ce document est prêt à être utilisé hors ligne ».

Activer le travail hors connexion sur un fichier uniquement

Si les utilisateurs disposent de suffisamment d'espace de stockage, les fichiers les plus récents sur lesquels ils ont travaillé seront automatiquement enregistrés même s'il n'y a pas d'accès à Internet. Pour cela, vous pouvez suivre ces étapes :

- Activer l'accès hors ligne dans Google Drive .

- Ouvrez l'écran d'accueil de Docs, Sheets ou Slides.

- Sélectionnez le fichier auquel vous souhaitez accéder hors ligne et appuyez sur le bouton Plus.

- Cliquez sur l' option Disponible hors ligne. Cela entraînera l'apparition d'une coche indiquant la disponibilité du document même sans accès à Internet .