Pourquoi trop de notifications tuent la productivité au travail

Les données proviennent de "l'Index de l'anatomie du travail", préparé par Asana, spécialisée dans les outils de gestion et d'organisation du travail.

Pour réaliser ce rapport, 10 624 travailleurs du savoir ont été interrogés , comme on appelle ceux qui exécutent des tâches liées à leurs connaissances : cela comprend un large éventail de professions, allant des consultants, des écrivains créatifs ou des scientifiques aux informaticiens. Fondamentalement, il couvre toutes ces personnes qui gagnent leur vie en générant des idées ; c'est-à-dire dont la valeur principale est la capacité de penser à de nouvelles solutions, d'analyser des données et de définir des stratégies.

Le rapport souligne que les notifications constantes sont l'une des plus grandes distractions auxquelles sont confrontés ces travailleurs, car elles compliquent leurs tâches et éclipsent les processus.

Plus de la moitié des travailleurs se sentent obligés de répondre immédiatement aux notifications et plus d'un tiers se sentent submergés par des alertes constantes.

Les notifications sont particulièrement gênantes car elles interrompent la clarté et la concentration dont ils ont besoin pour effectuer correctement leurs tâches.

48 % des répondants pensent que les notifications pourraient être limitées si les réunions étaient plus efficaces et productives, tandis que 45 % pensent que le fait d'avoir des responsabilités clairement définies aurait le même effet.

Lorsque chaque tâche a un propriétaire, un contexte et une échéance clairs, le travail est effectué plus rapidement et avec moins de va-et-vient.

trop d'applications

Les employés disposent d'un grand nombre d'outils et de technologies qui cherchent à faciliter leurs tâches, mais cela a parfois l'effet inverse . Trop d'applications déconnectées, c'est-à-dire non liées les unes aux autres, génèrent l'effet inverse, puisqu'elles compliquent et ralentissent le travail.

Pour y faire face, il est suggéré d'utiliser des intégrations technologiques afin qu'il ne soit pas nécessaire de dupliquer les tâches. Et avant cela, il serait bon de faire une analyse pour évaluer quels outils sont vraiment importants.

Il arrive parfois que, par exemple, plusieurs canaux de communication soient utilisés pour dire la même chose et c'est une perte de temps inutile.

trop de réunions

Plus de la moitié des travailleurs effectuent d'autres types de tâches lors des réunions et seulement 43 % participent activement aux chats virtuels .

De plus, plus d'un quart sont plus susceptibles de manquer certaines tâches et mises à jour cette année par rapport à l'année dernière.

Des réunions excessives ont également un impact négatif sur le respect des délais . Ceci est confirmé par 24% des personnes interrogées. S'il y avait moins de réunions virtuelles inutiles, ils auraient plus de temps pour terminer leurs tâches à temps.

Ceci est résolu en établissant des réunions qui sont vraiment nécessaires et importantes. En ce sens, il est nécessaire d'évaluer si la réunion est nécessaire et également de bien vérifier qui convoquer dans chaque cas afin qu'il n'y ait pas de personnes qui se trouvent dans une réunion où des informations sont partagées qui ne sont pas pertinentes pour leurs tâches.

Absence de frontières entre vie personnelle et vie professionnelle

Pour résoudre ce problème, le rapport suggère aux entreprises de fournir aux employés les heures de début et de fin de leur journée de travail. Et on note aussi que ce slogan est aussi rempli par les managers ; c'est-à-dire qu'ils adhèrent également à ces limites pour montrer l'exemple.

Syndrome de l'imposteur et burn-out

« Le manque de clarté, la sur-déclaration et les longues réunions ont des conséquences réelles qui sont non seulement gênantes, mais qui contribuent directement à ces dangers sur le lieu de travail . En particulier, l'épuisement professionnel et le syndrome de l'imposteur affectent de manière disproportionnée les jeunes employés, entraînant un moral bas, une mauvaise communication, un manque d'engagement au travail, davantage d'erreurs et même un épuisement professionnel élevé. Près d'un travailleur sur quatre souffre d'épuisement mental quatre fois ou plus par an, tandis que 40 % pensent que c'est une partie inévitable du succès.

C'est pourquoi il est recommandé aux entreprises de générer des changements structurels pour réduire les tâches répétitives, éviter les distractions constantes et établir des flux de travail et des horaires clairs pour les employés. En particulier, il est souligné de définir des pauses dans le cadre 3M

Quel est le cadre 3M pour fixer des pauses

Le cadre 3M consiste à prendre trois types de pauses : macro, méso et micro (longue, moyenne et courte), pour se déconnecter complètement du stress au travail et se ressourcer. Quelque chose qui est vital pour obtenir de meilleures performances dans les tâches. Le repos, au lieu d'être considéré comme du temps perdu, doit être interprété comme un investissement qui se traduira par des avantages pour les travailleurs et donc pour les entreprises.

« Se déconnecter signifie communiquer au cerveau que peu importe le chaos qui vous entoure, vous vous portez bien. Le travail n'est pas la chose la plus importante et vous pouvez choisir de vous concentrer entièrement sur autre chose », souligne le Dr Sahar Yousef, spécialiste des neurosciences cognitives, dans le rapport publié. Il précise également que ces pauses doivent être prises par les salariés de toutes hiérarchies, y compris les managers.

« Pour créer un lieu de travail plus agréable et solidaire, la prévalence de l'épuisement professionnel et du syndrome de l'imposteur doit être reconnue et confrontée. Pour que tous les employés se sentent plus heureux et plus engagés au travail, les entreprises doivent les aider à voir la situation dans son ensemble pour comprendre comment leur travail est une partie précieuse de l'ensemble », conclut le rapport.

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