Voici comment vous pouvez partager des fichiers Drive avec une date d'expiration

Drive est un outil de travail et d'étude très utile car il vous permet de partager des fichiers et des documents dans le cloud afin que plusieurs personnes y aient accès, en leur donnant la possibilité de les télécharger et de les modifier.

Cependant, le fait que d'autres puissent avoir un accès illimité à ce document peut constituer un risque à l'avenir et pour cela, il existe une fonction qui vous permet de limiter le temps pendant lequel le partage est autorisé.

L'outil est spécialement conçu pour partager du contenu avec des personnes extérieures à l'organisation et qui, à l'avenir, ne pourront pas modifier ou afficher les fichiers pour des raisons de sécurité ou parce qu'elles ont fini de travailler avec eux.

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Comment mettre une date d'expiration sur les documents Drive

Il est important de savoir que pour profiter de cette fonction, le compte Drive doit faire partie de Google Workspace , qui est l'espace de la plateforme destiné aux entreprises ou start-ups et leur donne un domaine pour tout leur travail.

De plus, la date d'expiration limite l'accès pour lire, modifier et commenter le contenu et peut être appliquée à des fichiers et dossiers individuels. Voici le processus pour ajouter la date d'expiration, bien que vous deviez d'abord partager le document :

- Ouvrez le fichier dans Google Drive.

- Cliquez sur le bouton Partager.

- Recherchez le contact dans la zone de recherche ou entrez une adresse e-mail.

- Attribuez un rôle : lecteur, commentateur, éditeur.

Par la suite, il sera temps de fixer la date limite d'accès :

- Entrez à nouveau le fichier.

- Cliquez sur le bouton Partager.

- Cliquez sur la flèche à côté de l'utilisateur et choisissez l'option Ajouter une expiration.

- Par défaut, il indique 30 jours, mais il peut être changé en un jour et un mois.

- Lors du partage à nouveau, une icône de temps apparaîtra à côté de l'utilisateur indiquant que la fonction est déjà active.

Cette configuration peut être modifiée autant de fois que nécessaire, prolongeant ou réduisant le délai d'expiration, ou supprimant cette limitation.

De plus, il est important de noter que la date est individuelle, c'est-à-dire que le délai doit être ajusté pour chaque personne qui a accès au document et non pour un groupe.

Dans le cas des dossiers, le processus est similaire, sauf qu'il doit être lancé en cliquant avec le bouton droit sur le dossier, puis en partageant et enfin en définissant la date d'expiration. Google affirme que vous pouvez "définir des dates d'expiration pour les lecteurs et les commentateurs" et que si vous définissez "une date d'expiration pour un éditeur sur un dossier, son rôle deviendra Lecteur", mais vous pouvez "changer son rôle en Commentateur et conserver le date d'expiration.

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L'espace de travail a plus d'espace

Il y a quelque temps, Google a confirmé l'augmentation de la capacité de stockage pour les personnes et les entreprises qui utilisent cette plate-forme, ce qui profite à des applications comme Drive qui peuvent désormais enregistrer beaucoup plus d'informations et les partager.

L'augmentation de cet aspect sera de 15 Go à 1 To, ce sera donc une croissance presque multipliée par 100, ce qui sera très utile pour les entrepreneurs.

Vous pouvez stocker plus de 100 types de fichiers dans Drive, y compris des PDF, des fichiers CAO et des images, et vous pouvez facilement collaborer et modifier des fichiers Microsoft Office sans les convertir.

De plus, la plate-forme est protégée contre les logiciels malveillants, les spams et les ransomwares, qui sont un ennemi redoutable pour les petites et moyennes entreprises.

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