Vault, le coffre-fort de tous les services Google : comment l'utiliser

Vault est un outil d'eDiscovery et de gouvernance des informations inclus dans Google Workspace . Avec Vault, les données utilisateur de Google Workspace peuvent être conservées, verrouillées, recherchées et exportées.

Autrement dit, Google Vault est un outil conçu pour aider les entreprises à gérer et à stocker en toute sécurité leurs informations et données importantes. C'est comme un coffre-fort numérique où vous pouvez stocker et protéger les e-mails, les chats Google Hangouts et les fichiers Drive.

Par exemple : dans une entreprise, vous devez conserver des enregistrements de communications importantes ou de documents confidentiels. Google Vault se charge de sauvegarder toutes ces informations et d'y accéder si nécessaire, même si les utilisateurs les ont supprimées de leurs comptes. Il est particulièrement utile pour répondre aux exigences légales et réglementaires, car il garantit que les données sont disponibles et non perdues.

Google Vault offre également des fonctionnalités de recherche avancées qui facilitent la recherche des informations dont vous avez besoin. Vous pouvez rechercher des mots-clés, des dates, des expéditeurs ou des destinataires spécifiques, ce qui vous aide à localiser rapidement les données pertinentes.

Vault peut gérer les données suivantes :

-Messagerie Gmail

- Fichiers de lecteur

- Messages Google Chat (si l'historique est activé)

- Enregistrements Google Meet, ainsi que les journaux de discussion, les questions-réponses et les sondages associés

- Messages de Google Groupes

- Messages texte, messages vocaux et leurs transcriptions, et journaux d'appels Google Voice pour Google Workspace.

- Nouvelle version de Google Sites

- Messages Hangouts classiques (si l'historique est activé

Comment commencer à utiliser Google Vault :

1. Achetez une licence : l'utilisateur doit vérifier s'il dispose d'une licence incluant Google Vault. Si vous êtes une organisation qui possède une édition de Google Workspace qui n'inclut pas Vault, des licences doivent être achetées.

2. Configurez Google Vault - Une fois que vous disposez d'une licence appropriée, vous vous connectez à votre compte Google Workspace . Accédez à la console d'administration et sélectionnez "Applications" ou "Applications", puis "Google Workspace". Vous y trouverez la possibilité d'activer Google Vault .

Pour ce faire, demandez à un super-administrateur Google Workspace de configurer l'accès utilisateur et les privilèges Vault. Vous pouvez également créer des règles de conservation par défaut pour commencer à préserver les données immédiatement.

3. Créer une politique de rétention - Une fois Google Vault activé, les politiques de rétention peuvent être configurées. Ces politiques établissent comment les données sont conservées et pendant combien de temps. Différentes politiques peuvent être définies pour différents types de données, tels que les e-mails, les chats ou les fichiers.

4. Recherche et découverte légale : après avoir défini des règles de conservation, l'utilisateur pourra rechercher des données archivées à l'aide de la fonctionnalité de recherche avancée de Google Vault . Cela vous permettra de trouver des informations spécifiques dans les e-mails, les chats et les fichiers archivés.

5. Gérer et exporter des données - Vous permet également de gérer les données archivées. Vous pouvez prendre des mesures telles qu'exporter des données pour vous conformer aux exigences légales, définir des autorisations d'accès aux données archivées et configurer des alertes pour recevoir des notifications sur les activités pertinentes.

Exigences en matière de licence

Pour que les données utilisateur soient consultables et persistantes, les utilisateurs doivent disposer à la fois d'une licence Google Workspace et d'une licence Vault .

Les licences Vault incluses sont les suivantes : Licences complémentaires disponibles dans Vault ; Norme de première ligne ; Entreprise Plus ; entreprise; Toutes les éditions d'Éducation ; Enterprise Essentials et Enterprise Essentials Plus (avec accès vérifié au domaine uniquement) G Suite Business.

Comment fonctionnent les licences

- Si Vault est inclus dans l'édition utilisateur, une licence de ce service est automatiquement attribuée à tous les utilisateurs de l'organisation.

- Si elles sont disponibles sous forme de licence complémentaire, les licences Vault peuvent être achetées pour certains ou tous les utilisateurs de votre organisation, puisque vous n'avez accès aux données que pour les utilisateurs auxquels des licences Vault leur ont été attribuées.

- Si un utilisateur ou une licence requise est supprimé, les données peuvent être définitivement supprimées et peuvent ne plus être disponibles dans Vault .